Das Projekt „Digitale Strategie und digitale Transformation im Universalmuseum Joanneum“ startete im Herbst 2017 mit der Suche nach einem geeigneten externen Partner, der uns durch das Projekt leitet. Nun gibt es einen ersten Zwischenstand.
Bei der Auswahl der Agentur war es uns ein wichtiges Anliegen, dass diese Erfahrung in der Umsetzung von digitalen Projekten mitbringt und entsprechende Expertise in strategische Überlegungen einbringen kann. Darüber hinaus sollte die Agentur auch über Erfahrung mit Change-Management-Prozessen verfügen, da eine digitale Transformation auch organisatorische Veränderungen mit sich bringt. Nach mehreren Gesprächen haben wir uns für die Agentur Digitalberatung aus Wien entschieden.
Erste Bestandsaufnahme
Das Projektteam, bestehend aus den Teams Digitale Medien und IT, führte mit der Agentur ausführliche Gespräche zum aktuellen Stand unseres Unternehmens. Im Universalmuseum Joanneum wurden schon in den letzten Jahren viele digitale Maßnahmen und Lösungen entwickelt und umgesetzt, wie z. B. die Marketing-Automation der Joanneumskarte, die Entwicklung einer zentralen Content-Datenbank (sogenannte Programm-Manager), aber auch User Experience Testing für die Webseite und die Zusammenarbeit mit einer Social-Media-Agentur.
Themenfelder der digitalen Strategie bezogen auf Besucher/innen und Mitarbeiter/innen
Viele unserer Maßnahmen sind abteilungsübergreifend und verbessern Prozesse und Abläufe sowie die Interaktion mit Besucherinnen und Besuchern. Aber nicht alle Änderungen wurden gleich mit offenen Armen aufgenommen. Veränderung, vor allem im Arbeitsablauf, kann für eine Person positiv sein, aber bei der nächste Person Stress auslösen.
Die Aufgaben des Teams Digitale Medien und des IT-Referats am Joanneum sind vielfältig und beschränken sich nicht nur auf die digitale Kommunikation und Hardware. Die beiden Teams sind auch Interessensvertretung für Besucher/innen und Mitarbeiter/innen, wenn es um digitale Belange geht. Die Abteilungen des Joanneums haben unterschiedliche Bedürfnisse und Herausforderungen und die Prozessfindung gestaltet sich oft komplex und aufwendig. Daher ist es wichtig, dass diese interne Expertise zu Projektbeginn einbezogen wird, um Themen vernetzt zu denken.
Mehr als die Hälfte (53 %) der Befragten gab an, dass die Digitale Strategie entweder mit der institutionellen Strategie in Zusammenhang steht oder in diese integriert ist.
Befragung von mehr als 70 internationalen Museumsexperten, Quelle: Axiell Group AB, „Digitale Transformation in der Museumsindustrie“
Der kontinuierliche Prozess der digitalen Transformation bedarf einer Strategie sowie Richtlinien, um interne und externe Geschäftsziele zu stützen. Darüber hinaus gibt es bereits Förderungen wie den Fonds Digital der Kulturstiftung des Bundes in Deutschland, der sich an Kultureinrichtungen wendet, die bereits erste digitale Strategien entwickelt haben. Auch viele Tagungen beschäftigen sich mich dem Thema, z.B. MAI-Tagung, ICOM Deutschland Jahrestagung, oder auch das Belvedere Wien (wo wir unser Strategie-Projekt präsentieren durften). Einige deutsche Museen haben schon eine digitale Strategie definiert oder beschäftigen sich zumindest mit dem Thema, manche bloggen auch darüber. Es ist also ein guter Zeitpunkt, dass auch wir uns diesem wichtigen Thema widmen.
Viele Gespräche, viel Input
Im November 2018 wurden an zwei Tagen aus allen Abteilungen rund 45 Personen zu Gesprächen eingeladen und zu ihren Bedürfnissen und Herausforderungen im digitalen Bereich befragt. Vor allem die Museumsabteilungen, die im Berufsalltag oft wenig miteinander zu tun haben, profitierten sehr von diesem Austausch. Für so manche Teilnehmer/innen war es interessant zu verstehen, dass auch andere Abteilungen ähnliche Anliegen haben. Aus den Meldungen haben sich folgende zentrale Themen herauskristallisiert:
- Benutzer/innen
- externe und interne Benutzer/innenfreundlichkeit und Bedürfnisse
- B. digitale Vermittlung, Webseite, interne Tools, etc.
- Webseite/Social Media
- Strategie und Schulungen
- intensiver nutzen
- Regelungen
- Dachmarke <-> Museum – Spannungsfeld
- Digitale Sammlung
- zentrale Datenbank?
- Ressourcen und Verpflichtung
- Zugänglichkeit und Lizenzen
- Infrastruktur
- Zugang zum Web (intern und extern)
- mobile Erreichbarkeit
- Einbindung/Lösung von der Landes-IT
- Prozesse/Tools
- Automatisierung
- Kommunikation erleichtern
- zentrale Bild-/Videodatenbank für Marketing/Presse
- administrative und fachfremde Tätigkeiten
- „internes Marketing“ für digitale Projekte
- Ziele
- Messbarkeit
- Quantität versus Qualität
- Analyse
- Aufgaben und Verantwortung (Governance)
- Klarheit
- Rollen und Verantwortung
- Priorisierung
- Konsequenzen und Risiken
Nächster Schritt
Basierend auf den genannten Themen laden wir demnächst zu Workshops ein, um Vision und Zielbild, Handlungsfelder, Rahmenbedingungen und Roadmap der digitalen Strategie gemeinsam zu definieren.
Darüber hinaus wird es auch einen ersten Versuch geben, Rollen und Verantwortung zu definieren. Tätigkeiten rund um digitale Belange sind über viele Jahre hinweg gewachsen und brauchen eine offizielle Struktur und klare Prozesse. Um ein Beispiel zu nennen: wie allen Abteilungen bekannt ist, was es zu tun gilt, um neue Mitarbeiter/innen einzustellen und wer dafür zuständig ist, so muss auch allen klar werden, wer z. B. für Social-Media-Kanäle zuständig ist, wie Benutzerrollen vergeben und auch wieder entzogen werden.
Zuerst erschienen auf: https://www.museum-joanneum.at/blog/digitale-strategie-erste-erkentnisse/